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文秘專業(yè)素養(yǎng) 文秘必備的素質(zhì)條件和素質(zhì)要求篇一
前人曾說：“無欲則剛”，又說：“人到無求品自高”，確實如此。如果一個秘書有權(quán)欲，則不免越位攬權(quán);有利欲，則不免以權(quán)謀私;有名欲，則不免顯示炫耀。秘書如有多欲，則必困于名韁利鎖，或走權(quán)門，找靠山，拉關(guān)系，送財物，卑詞厚顏，低三下四;或被人利用，看人眼色，仰人鼻息，沒有自尊、自重和自愛，更談不上骨氣和氣節(jié)。
秘書要剛正硬直，就要無貪欲、權(quán)欲、名欲、利欲。唯“無欲”，則可剛正不阿，才能做到“窮不移志，危不改節(jié)”。
在當(dāng)前新的形勢下，一個理想的、優(yōu)秀的、對時代和人民負(fù)責(zé)的秘書，應(yīng)當(dāng)既具有堅強(qiáng)的黨性、純正的品德、謙虛的態(tài)度、細(xì)致的作風(fēng)，又具有思想開放、與時俱進(jìn)、說實話、干實事的精神;既勤敏誠實、埋頭務(wù)實、富有創(chuàng)造性，又長于辭章、嫻于辭令，善于出謀劃策;既尊重領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，又有自己獨(dú)立的人格和個性。
秘書處于管理組織體系中的樞紐位置，屬于管理決策層的輔助層次。秘書工作的性質(zhì)決定了其工作方法，科學(xué)合理的工作方法有利于提高效率，優(yōu)化效果。
秘書工作方法是與秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的內(nèi)容，諸如輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、及辦事、辦文、辦會等活動聯(lián)系在一起的。因此，秘書的工作方法必須與本企業(yè)、本部門、本單位的運(yùn)行管理機(jī)制協(xié)調(diào)一致，與領(lǐng)導(dǎo)工作方法相契合，與秘書工作職能相匹配。
其一，秘書選用工作方法，必須為實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)。企業(yè)目標(biāo)為全體職工的行動指明方向，也引導(dǎo)著秘書的工作行為。一切有利于實現(xiàn)目標(biāo)、有利于提高企業(yè)管理效率和效益的方法，秘書工作中都可以靈活選用。
例如，及時、準(zhǔn)確、安全、有效地綜合處理信息的方法，對企業(yè)適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境條件的變化、謀求發(fā)展、實現(xiàn)目標(biāo)是不可缺少的，秘書就必須熟練掌握和運(yùn)用科學(xué)的綜合處理信息的方法。
秘書選用工作方法，必須與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相一致。如東航面臨著進(jìn)一步深化改革，轉(zhuǎn)化機(jī)制，謀求重新振興的特殊時期，領(lǐng)導(dǎo)需要了解更多的信息。秘書在處理信息中要選用比較分析方法，及時、準(zhǔn)確收集掌握上級精神、市場信息，選擇同行業(yè)成功經(jīng)驗或先進(jìn)企業(yè)橫向比較。采用這種方法，有利于找差距，分析原因，挖掘潛力，激勵職工迎頭趕上。
其二，秘書選用工作方法，必須以企業(yè)規(guī)范為重要的依據(jù)。
一是：要遵從企業(yè)的權(quán)責(zé)分配規(guī)范。秘書在沒有領(lǐng)導(dǎo)確定授權(quán)的情況下，不能采用強(qiáng)制方法。在秘書授權(quán)理事中，選用的工作方法及使用的范圍，也不應(yīng)超越領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍。
二是：要遵從國家的法律規(guī)范。
三是：要遵從企業(yè)、單位紀(jì)律規(guī)范。如傳遞信息時，就不能違反保密紀(jì)律。
四是：遵從組織運(yùn)行規(guī)范。秘書要避免違背本單位工作運(yùn)行規(guī)范的事情發(fā)生。如：秘書請示工作時，一般只能選用逐級請示的方法，不得越級請示;只能采用對口請示的方法，不得交叉請示。否則，就會使單位運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)生紊亂，影響工作的有序進(jìn)行。
五是：遵從崗位職能規(guī)范。秘書必須從自身的職能準(zhǔn)則出發(fā)，選擇工作方法。如：在公務(wù)活動中要甘居幕后，不喧賓奪主;在提出參謀性建議中，要采取適當(dāng)?shù)目梢越邮艿姆椒ǎ鐣鎴蟾娴刃问健?/p>
其三，秘書選擇工作方法，必須符合單位管理的需要。符合單位管理需要的工作方法，采用后才能取得有價值的成效，不符合需要的工作方法，很難產(chǎn)生積極的實際價值，甚至可能產(chǎn)生負(fù)面影響。如領(lǐng)導(dǎo)要了解一線職工情況，秘書只是電話詢問，而不親臨一線調(diào)研的話，就容易忽略部分一線關(guān)鍵崗位職工的情況，達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的需要。
此外，秘書工作實務(wù)中還要學(xué)會運(yùn)用組織管理方法，如抓主要矛盾的方法，從群眾中來到群眾中去的方法，原則性與靈活性相結(jié)合的方法，因時因地制宜的方法等。
秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。因此秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)工作的需要是緊密聯(lián)系的。秘書工作從屬于、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作。這種被動性是不可避免的，但承認(rèn)被動性，在具體工作中還要力爭主動性。要做到被動性與主動性的統(tǒng)一。
一方面，為領(lǐng)導(dǎo)工作做好鋪墊。秘書工作中很多事務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作做鋪墊。如領(lǐng)導(dǎo)決策前秘書的信息收集處理工作;領(lǐng)導(dǎo)召開會議前，秘書的會前籌備，會中服務(wù)，會后整理工作;領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書的出差事務(wù)準(zhǔn)備工作;領(lǐng)導(dǎo)批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。秘書的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程及其效率和效果。
因此，秘書一是要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo);二是要明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程的環(huán)節(jié)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程各環(huán)節(jié)的時間要求、任務(wù)內(nèi)容與各相關(guān)方面的關(guān)系，以及要取得的階段性效果等;三是要明確領(lǐng)導(dǎo)在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準(zhǔn)備;四是要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。
另一方面，對領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行拓展伸延。領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展與伸延，具體表現(xiàn)在，領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，秘書要草擬決策文件，將領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容用文字準(zhǔn)確表達(dá)，制成文件，下發(fā)各單位;文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握執(zhí)行動態(tài)、反映及效果;領(lǐng)導(dǎo)召開的會議結(jié)束后，秘書要做會議文件的立卷歸檔工作，會后的落實、催辦工作;領(lǐng)導(dǎo)出差以后，秘書要整理領(lǐng)導(dǎo)帶回的有關(guān)材料，辦理后續(xù)事務(wù)等。
對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延，要以保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù)期效果為目標(biāo)，嚴(yán)格按照要求辦事，在注重整體連續(xù)性和承繼性的同時，注重適變和應(yīng)變，使工作落在實處，產(chǎn)生實效。
當(dāng)前，世界經(jīng)濟(jì)危機(jī)進(jìn)一步加深，我國企業(yè)正處在深化改革、轉(zhuǎn)換機(jī)制、共渡難關(guān)的重要時期。這種形勢，對企業(yè)秘書的素質(zhì)提出了更高的要求。作為企業(yè)現(xiàn)代辦公秘書，除具備基本政治、道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)具備經(jīng)濟(jì)工作能力、協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)新能力，以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展、應(yīng)對經(jīng)濟(jì)危機(jī)的需要。
隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化程度與質(zhì)量的提高，為秘書工作手段的變革拓展了廣闊的空間，領(lǐng)導(dǎo)和秘書、秘書和部門之間信息共享成為可能，秘書的信息收集、報送工作也更加快捷方便。這就要求要不斷更新知識，掌握新的學(xué)科與技能，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
總之，只要我們堅持圍繞企業(yè)的中心工作和目標(biāo)，按照“三服務(wù)”原則和職業(yè)道德要求，忠誠堅定，經(jīng)得起政治考驗;甘于奉獻(xiàn)，耐得住艱苦磨練;廉潔自律，抵得住各種誘惑;業(yè)務(wù)精湛，擔(dān)得起服務(wù)重任;在實踐中鍛煉和培養(yǎng)自己，就能夠做好辦公室秘書工作。
文秘專業(yè)素養(yǎng) 文秘必備的素質(zhì)條件和素質(zhì)要求篇二
秘書作為直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)與信息助手，工作具有事務(wù)性、綜合性、從屬性和服務(wù)性等特點。秘書工作從內(nèi)容上說大體上可分為事務(wù)服務(wù)和業(yè)務(wù)服務(wù)，二者是相輔相成的。事務(wù)服務(wù)是基礎(chǔ)，是指處理工作過程中會遇到的各種具體事務(wù);業(yè)務(wù)服務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)服務(wù)的延伸和提升，是一個抽象概念，指秘書業(yè)務(wù)。秘書通過大量微細(xì)的事務(wù)服務(wù)，適應(yīng)環(huán)境、適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作特點并熟悉崗位的職責(zé)和流程，以做好業(yè)務(wù)服務(wù)。在一個單位，領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)是決策、指導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)。而秘書的任務(wù)則是為領(lǐng)導(dǎo)的活動提供服務(wù)。
領(lǐng)導(dǎo)集體確定的組織目標(biāo)，既是領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)，也是秘書人員的工作目標(biāo)。因此，秘書人員始終都參與到領(lǐng)導(dǎo)活動中去，但又和領(lǐng)導(dǎo)者的工作絕然不同，既不能以領(lǐng)導(dǎo)的面目出現(xiàn)，又要輔助領(lǐng)導(dǎo)做很多工作。怎樣擺正自己的位置，處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系?根據(jù)我的理解，認(rèn)為應(yīng)注意以下幾點：
秘書的崗位決定了秘書工作的性質(zhì)是以服務(wù)協(xié)調(diào)為主。在工作過程中要充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示意圖，積極主動的協(xié)調(diào)配合領(lǐng)導(dǎo)的行動措施，在思想上行動上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致，服從協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。對領(lǐng)導(dǎo)安排下來的工作要及時完成;對領(lǐng)導(dǎo)因繁忙而疏忽的事務(wù)要及時提醒;對領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)布置完成的政策措施要關(guān)心實施進(jìn)度和實施效果，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。另外，在工作時間上也要緊跟領(lǐng)導(dǎo)步伐。基層工作較繁忙，工作時間可能超出8小時范圍，這個時候，也要嚴(yán)格遵守“服務(wù)”的宗旨。這個“服務(wù)”，不僅是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，更是為人民服務(wù)，無論8小時內(nèi)或外，只要是工作，一律認(rèn)真對待。
包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。
協(xié)調(diào)是秘書工作的重點之一，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，對開展工作，提高工作效率有重要意義。在協(xié)調(diào)過程中，要區(qū)別對待不同性格的人，不同立場的人，不同職能的部門，具體問題具體分析，采取不同的方式爭取和諧平穩(wěn)的大工作環(huán)境。如與自己在某些方面有沖突，必須堅持寧可受委屈，也要顧全大局。
1、對領(lǐng)導(dǎo)尊重而不迎合，尊重領(lǐng)導(dǎo)是秘書人員應(yīng)有的品德。怎樣尊重，倒有個“度”的問題。我認(rèn)為，尊重領(lǐng)導(dǎo)的根本，一是維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，從內(nèi)心里敬重領(lǐng)導(dǎo);二是盡力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作。在為若干領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中，要從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)結(jié)和威信出發(fā)，一視同仁，不能看人行事，厚此薄彼。
2、服從而不盲從，一是認(rèn)真領(lǐng)會、忠實體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖;二是要恰如其分地為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)缺。但要注意，服從不是人身的依附，不是唯唯諾諾地趨附。
3、參與而不干預(yù)，秘書參與決策，必須在自己的職權(quán)范圍內(nèi)、在領(lǐng)導(dǎo)授予的權(quán)限內(nèi)決定和辦理事項，提出建議或方案。即使所提的建議或方案被采納，秘書也不能認(rèn)為這是在決策，更不能產(chǎn)生這是與領(lǐng)導(dǎo)共同決策的錯覺，而只能看作是領(lǐng)導(dǎo)決策前的服務(wù)。
4、輔佐而不自作主張，秘書在為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的過程中，要辦理很多有關(guān)事務(wù)。在辦文時，不能不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，擅自加進(jìn)個人意見。特別是領(lǐng)導(dǎo)決定了事項，不能再作修改。秘書如感到必須修改的，須請示主管領(lǐng)導(dǎo)同意。在辦事時，也只能按領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和意圖辦。在辦理過程中，根據(jù)實際情況，有些地方需改變領(lǐng)導(dǎo)意圖的，必須報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，決不能自作主張。
5、代理不等于職權(quán)，秘書人員常常在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，代理領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常事務(wù)或工作事項。這容易使秘書人員產(chǎn)生自己與領(lǐng)導(dǎo)同樣有權(quán)的錯覺。必須明白，代理不等于職權(quán)。即使是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)辦理的事情，遇到問題時，也應(yīng)該及時請示，辦完后及時匯報。辦理中出現(xiàn)的差錯，要耐心聽取領(lǐng)導(dǎo)的批評和指導(dǎo)。秘書人員應(yīng)以為領(lǐng)導(dǎo)做出成績?yōu)闃s，應(yīng)有在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)工作中鍛煉提高自己的思想，提高自己的說、寫能力。絲毫不能把成績歸于自己，把份內(nèi)工作的成績作為提高自己身份的籌碼。也不能把優(yōu)越的秘書地位和條件作為驕傲的資本。正確的心態(tài)是：自尊自強(qiáng)，謙虛謹(jǐn)慎，態(tài)度和藹，平等待人。
以上是我對怎樣做好秘書工作的理解。一項工作，如何才可以做得好，絕非這只言片語可以講述清楚，在工作過程中，保持一顆高度的責(zé)任心，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，不斷完善，才可以將工作越做越好。