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文秘專業(yè)素養(yǎng) 文秘必備的素質(zhì)條件和素質(zhì)要求篇一
前人曾說(shuō)：“無(wú)欲則剛”，又說(shuō)：“人到無(wú)求品自高”，確實(shí)如此。如果一個(gè)秘書(shū)有權(quán)欲，則不免越位攬權(quán);有利欲，則不免以權(quán)謀私;有名欲，則不免顯示炫耀。秘書(shū)如有多欲，則必困于名韁利鎖，或走權(quán)門(mén)，找靠山，拉關(guān)系，送財(cái)物，卑詞厚顏，低三下四;或被人利用，看人眼色，仰人鼻息，沒(méi)有自尊、自重和自愛(ài)，更談不上骨氣和氣節(jié)。
秘書(shū)要?jiǎng)傉仓保鸵獰o(wú)貪欲、權(quán)欲、名欲、利欲。唯“無(wú)欲”，則可剛正不阿，才能做到“窮不移志，危不改節(jié)”。
在當(dāng)前新的形勢(shì)下，一個(gè)理想的、優(yōu)秀的、對(duì)時(shí)代和人民負(fù)責(zé)的秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)既具有堅(jiān)強(qiáng)的黨性、純正的品德、謙虛的態(tài)度、細(xì)致的作風(fēng)，又具有思想開(kāi)放、與時(shí)俱進(jìn)、說(shuō)實(shí)話、干實(shí)事的精神;既勤敏誠(chéng)實(shí)、埋頭務(wù)實(shí)、富有創(chuàng)造性，又長(zhǎng)于辭章、嫻于辭令，善于出謀劃策;既尊重領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，又有自己獨(dú)立的人格和個(gè)性。
秘書(shū)處于管理組織體系中的樞紐位置，屬于管理決策層的輔助層次。秘書(shū)工作的性質(zhì)決定了其工作方法，科學(xué)合理的工作方法有利于提高效率，優(yōu)化效果。
秘書(shū)工作方法是與秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的內(nèi)容，諸如輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、及辦事、辦文、辦會(huì)等活動(dòng)聯(lián)系在一起的。因此，秘書(shū)的工作方法必須與本企業(yè)、本部門(mén)、本單位的運(yùn)行管理機(jī)制協(xié)調(diào)一致，與領(lǐng)導(dǎo)工作方法相契合，與秘書(shū)工作職能相匹配。
其一，秘書(shū)選用工作方法，必須為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)。企業(yè)目標(biāo)為全體職工的行動(dòng)指明方向，也引導(dǎo)著秘書(shū)的工作行為。一切有利于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、有利于提高企業(yè)管理效率和效益的方法，秘書(shū)工作中都可以靈活選用。
例如，及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、有效地綜合處理信息的方法，對(duì)企業(yè)適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境條件的變化、謀求發(fā)展、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是不可缺少的，秘書(shū)就必須熟練掌握和運(yùn)用科學(xué)的綜合處理信息的方法。
秘書(shū)選用工作方法，必須與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相一致。如東航面臨著進(jìn)一步深化改革，轉(zhuǎn)化機(jī)制，謀求重新振興的特殊時(shí)期，領(lǐng)導(dǎo)需要了解更多的信息。秘書(shū)在處理信息中要選用比較分析方法，及時(shí)、準(zhǔn)確收集掌握上級(jí)精神、市場(chǎng)信息，選擇同行業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)或先進(jìn)企業(yè)橫向比較。采用這種方法，有利于找差距，分析原因，挖掘潛力，激勵(lì)職工迎頭趕上。
其二，秘書(shū)選用工作方法，必須以企業(yè)規(guī)范為重要的依據(jù)。
一是：要遵從企業(yè)的權(quán)責(zé)分配規(guī)范。秘書(shū)在沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)確定授權(quán)的情況下，不能采用強(qiáng)制方法。在秘書(shū)授權(quán)理事中，選用的工作方法及使用的范圍，也不應(yīng)超越領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍。
二是：要遵從國(guó)家的法律規(guī)范。
三是：要遵從企業(yè)、單位紀(jì)律規(guī)范。如傳遞信息時(shí)，就不能違反保密紀(jì)律。
四是：遵從組織運(yùn)行規(guī)范。秘書(shū)要避免違背本單位工作運(yùn)行規(guī)范的事情發(fā)生。如：秘書(shū)請(qǐng)示工作時(shí)，一般只能選用逐級(jí)請(qǐng)示的方法，不得越級(jí)請(qǐng)示;只能采用對(duì)口請(qǐng)示的方法，不得交叉請(qǐng)示。否則，就會(huì)使單位運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)生紊亂，影響工作的有序進(jìn)行。
五是：遵從崗位職能規(guī)范。秘書(shū)必須從自身的職能準(zhǔn)則出發(fā)，選擇工作方法。如：在公務(wù)活動(dòng)中要甘居幕后，不喧賓奪主;在提出參謀性建議中，要采取適當(dāng)?shù)目梢越邮艿姆椒ǎ鐣?shū)面報(bào)告等形式。
其三，秘書(shū)選擇工作方法，必須符合單位管理的需要。符合單位管理需要的工作方法，采用后才能取得有價(jià)值的成效，不符合需要的工作方法，很難產(chǎn)生積極的實(shí)際價(jià)值，甚至可能產(chǎn)生負(fù)面影響。如領(lǐng)導(dǎo)要了解一線職工情況，秘書(shū)只是電話詢問(wèn)，而不親臨一線調(diào)研的話，就容易忽略部分一線關(guān)鍵崗位職工的情況，達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的需要。
此外，秘書(shū)工作實(shí)務(wù)中還要學(xué)會(huì)運(yùn)用組織管理方法，如抓主要矛盾的方法，從群眾中來(lái)到群眾中去的方法，原則性與靈活性相結(jié)合的方法，因時(shí)因地制宜的方法等。
秘書(shū)工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分，是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。因此秘書(shū)工作與領(lǐng)導(dǎo)工作的需要是緊密聯(lián)系的。秘書(shū)工作從屬于、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作。這種被動(dòng)性是不可避免的，但承認(rèn)被動(dòng)性，在具體工作中還要力爭(zhēng)主動(dòng)性。要做到被動(dòng)性與主動(dòng)性的統(tǒng)一。
一方面，為領(lǐng)導(dǎo)工作做好鋪墊。秘書(shū)工作中很多事務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作做鋪墊。如領(lǐng)導(dǎo)決策前秘書(shū)的信息收集處理工作;領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)會(huì)議前，秘書(shū)的會(huì)前籌備，會(huì)中服務(wù)，會(huì)后整理工作;領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書(shū)的出差事務(wù)準(zhǔn)備工作;領(lǐng)導(dǎo)批閱文件前，秘書(shū)的文件處理擬辦工作等等。秘書(shū)的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程及其效率和效果。
因此，秘書(shū)一是要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo);二是要明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程的環(huán)節(jié)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程各環(huán)節(jié)的時(shí)間要求、任務(wù)內(nèi)容與各相關(guān)方面的關(guān)系，以及要取得的階段性效果等;三是要明確領(lǐng)導(dǎo)在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準(zhǔn)備;四是要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。
另一方面，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行拓展伸延。領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展與伸延，具體表現(xiàn)在，領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，秘書(shū)要草擬決策文件，將領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容用文字準(zhǔn)確表達(dá)，制成文件，下發(fā)各單位;文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握?qǐng)?zhí)行動(dòng)態(tài)、反映及效果;領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)的會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要做會(huì)議文件的立卷歸檔工作，會(huì)后的落實(shí)、催辦工作;領(lǐng)導(dǎo)出差以后，秘書(shū)要整理領(lǐng)導(dǎo)帶回的有關(guān)材料，辦理后續(xù)事務(wù)等。
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延，要以保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù)期效果為目標(biāo)，嚴(yán)格按照要求辦事，在注重整體連續(xù)性和承繼性的同時(shí)，注重適變和應(yīng)變，使工作落在實(shí)處，產(chǎn)生實(shí)效。
當(dāng)前，世界經(jīng)濟(jì)危機(jī)進(jìn)一步加深，我國(guó)企業(yè)正處在深化改革、轉(zhuǎn)換機(jī)制、共渡難關(guān)的重要時(shí)期。這種形勢(shì)，對(duì)企業(yè)秘書(shū)的素質(zhì)提出了更高的要求。作為企業(yè)現(xiàn)代辦公秘書(shū)，除具備基本政治、道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)具備經(jīng)濟(jì)工作能力、協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)新能力，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)危機(jī)的需要。
隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化程度與質(zhì)量的提高，為秘書(shū)工作手段的變革拓展了廣闊的空間，領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)、秘書(shū)和部門(mén)之間信息共享成為可能，秘書(shū)的信息收集、報(bào)送工作也更加快捷方便。這就要求要不斷更新知識(shí)，掌握新的學(xué)科與技能，不斷提高自身綜合素質(zhì)。
總之，只要我們堅(jiān)持圍繞企業(yè)的中心工作和目標(biāo)，按照“三服務(wù)”原則和職業(yè)道德要求，忠誠(chéng)堅(jiān)定，經(jīng)得起政治考驗(yàn);甘于奉獻(xiàn)，耐得住艱苦磨練;廉潔自律，抵得住各種誘惑;業(yè)務(wù)精湛，擔(dān)得起服務(wù)重任;在實(shí)踐中鍛煉和培養(yǎng)自己，就能夠做好辦公室秘書(shū)工作。
文秘專業(yè)素養(yǎng) 文秘必備的素質(zhì)條件和素質(zhì)要求篇二
秘書(shū)作為直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)與信息助手，工作具有事務(wù)性、綜合性、從屬性和服務(wù)性等特點(diǎn)。秘書(shū)工作從內(nèi)容上說(shuō)大體上可分為事務(wù)服務(wù)和業(yè)務(wù)服務(wù)，二者是相輔相成的。事務(wù)服務(wù)是基礎(chǔ)，是指處理工作過(guò)程中會(huì)遇到的各種具體事務(wù);業(yè)務(wù)服務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)服務(wù)的延伸和提升，是一個(gè)抽象概念，指秘書(shū)業(yè)務(wù)。秘書(shū)通過(guò)大量微細(xì)的事務(wù)服務(wù)，適應(yīng)環(huán)境、適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)并熟悉崗位的職責(zé)和流程，以做好業(yè)務(wù)服務(wù)。在一個(gè)單位，領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)是決策、指導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)。而秘書(shū)的任務(wù)則是為領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)提供服務(wù)。
領(lǐng)導(dǎo)集體確定的組織目標(biāo)，既是領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)，也是秘書(shū)人員的工作目標(biāo)。因此，秘書(shū)人員始終都參與到領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中去，但又和領(lǐng)導(dǎo)者的工作絕然不同，既不能以領(lǐng)導(dǎo)的面目出現(xiàn)，又要輔助領(lǐng)導(dǎo)做很多工作。怎樣擺正自己的位置，處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系?根據(jù)我的理解，認(rèn)為應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
秘書(shū)的崗位決定了秘書(shū)工作的性質(zhì)是以服務(wù)協(xié)調(diào)為主。在工作過(guò)程中要充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示意圖，積極主動(dòng)的協(xié)調(diào)配合領(lǐng)導(dǎo)的行動(dòng)措施，在思想上行動(dòng)上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致，服從協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排下來(lái)的工作要及時(shí)完成;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)因繁忙而疏忽的事務(wù)要及時(shí)提醒;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)布置完成的政策措施要關(guān)心實(shí)施進(jìn)度和實(shí)施效果，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。另外，在工作時(shí)間上也要緊跟領(lǐng)導(dǎo)步伐。基層工作較繁忙，工作時(shí)間可能超出8小時(shí)范圍，這個(gè)時(shí)候，也要嚴(yán)格遵守“服務(wù)”的宗旨。這個(gè)“服務(wù)”，不僅是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，更是為人民服務(wù)，無(wú)論8小時(shí)內(nèi)或外，只要是工作，一律認(rèn)真對(duì)待。
包括與本部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系;與有關(guān)部門(mén)的關(guān)系等。
協(xié)調(diào)是秘書(shū)工作的重點(diǎn)之一，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，對(duì)開(kāi)展工作，提高工作效率有重要意義。在協(xié)調(diào)過(guò)程中，要區(qū)別對(duì)待不同性格的人，不同立場(chǎng)的人，不同職能的部門(mén)，具體問(wèn)題具體分析，采取不同的方式爭(zhēng)取和諧平穩(wěn)的大工作環(huán)境。如與自己在某些方面有沖突，必須堅(jiān)持寧可受委屈，也要顧全大局。
1、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尊重而不迎合，尊重領(lǐng)導(dǎo)是秘書(shū)人員應(yīng)有的品德。怎樣尊重，倒有個(gè)“度”的問(wèn)題。我認(rèn)為，尊重領(lǐng)導(dǎo)的根本，一是維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，從內(nèi)心里敬重領(lǐng)導(dǎo);二是盡力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作。在為若干領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中，要從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)結(jié)和威信出發(fā)，一視同仁，不能看人行事，厚此薄彼。
2、服從而不盲從，一是認(rèn)真領(lǐng)會(huì)、忠實(shí)體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖;二是要恰如其分地為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)缺。但要注意，服從不是人身的依附，不是唯唯諾諾地趨附。
3、參與而不干預(yù)，秘書(shū)參與決策，必須在自己的職權(quán)范圍內(nèi)、在領(lǐng)導(dǎo)授予的權(quán)限內(nèi)決定和辦理事項(xiàng)，提出建議或方案。即使所提的建議或方案被采納，秘書(shū)也不能認(rèn)為這是在決策，更不能產(chǎn)生這是與領(lǐng)導(dǎo)共同決策的錯(cuò)覺(jué)，而只能看作是領(lǐng)導(dǎo)決策前的服務(wù)。
4、輔佐而不自作主張，秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的過(guò)程中，要辦理很多有關(guān)事務(wù)。在辦文時(shí)，不能不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，擅自加進(jìn)個(gè)人意見(jiàn)。特別是領(lǐng)導(dǎo)決定了事項(xiàng)，不能再作修改。秘書(shū)如感到必須修改的，須請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)同意。在辦事時(shí)，也只能按領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和意圖辦。在辦理過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際情況，有些地方需改變領(lǐng)導(dǎo)意圖的，必須報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，決不能自作主張。
5、代理不等于職權(quán)，秘書(shū)人員常常在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，代理領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常事務(wù)或工作事項(xiàng)。這容易使秘書(shū)人員產(chǎn)生自己與領(lǐng)導(dǎo)同樣有權(quán)的錯(cuò)覺(jué)。必須明白，代理不等于職權(quán)。即使是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)辦理的事情，遇到問(wèn)題時(shí)，也應(yīng)該及時(shí)請(qǐng)示，辦完后及時(shí)匯報(bào)。辦理中出現(xiàn)的差錯(cuò)，要耐心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)和指導(dǎo)。秘書(shū)人員應(yīng)以為領(lǐng)導(dǎo)做出成績(jī)?yōu)闃s，應(yīng)有在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)工作中鍛煉提高自己的思想，提高自己的說(shuō)、寫(xiě)能力。絲毫不能把成績(jī)歸于自己，把份內(nèi)工作的成績(jī)作為提高自己身份的籌碼。也不能把優(yōu)越的秘書(shū)地位和條件作為驕傲的資本。正確的心態(tài)是：自尊自強(qiáng)，謙虛謹(jǐn)慎，態(tài)度和藹，平等待人。
以上是我對(duì)怎樣做好秘書(shū)工作的理解。一項(xiàng)工作，如何才可以做得好，絕非這只言片語(yǔ)可以講述清楚，在工作過(guò)程中，保持一顆高度的責(zé)任心，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，不斷完善，才可以將工作越做越好。