為了確保事情或工作有序有效開展，通常需要提前準(zhǔn)備好一份方案，方案屬于計(jì)劃類文書的一種。怎樣寫方案才更能起到其作用呢？方案應(yīng)該怎么制定呢？以下就是小編給大家講解介紹的相關(guān)方案了，希望能夠幫助到大家。
商務(wù)會(huì)議策劃方案 商務(wù)會(huì)議策劃方案篇一
20xx年10月2729日
接機(jī)地點(diǎn)：xx虹橋機(jī)場(chǎng)
接待酒店：xx洋洋顯達(dá)度假酒店
地址：xx新客站地區(qū)xx市交通路2779號(hào)(富平路99號(hào))
參觀地點(diǎn)：xxxx迅通電梯有限公司生產(chǎn)基地
xx世博園
xx外灘夜景
：
美國(guó)達(dá)貝爾公司談判代表以及陪同人員
總負(fù)責(zé)：xxx (負(fù)責(zé)整個(gè)行程的指揮和協(xié)調(diào)工作)
接待組：xxx (翻譯人員，禮儀小姐，解說(shuō)員，接待員)
秘書組：xxx (負(fù)責(zé)接待和談判會(huì)議的`相關(guān)文件起草文件資料)
后勤組：xxx (負(fù)責(zé)行程和會(huì)議談判的酒店安排，會(huì)場(chǎng)布置和保安等相關(guān)工作)
談判組：xxx (主談，決策人，銷售顧問(wèn)，法律顧問(wèn)，技術(shù)顧問(wèn)，公關(guān)經(jīng)理)
合計(jì)人員：24人
1. 來(lái)回機(jī)票預(yù)定
2. 食宿安排
3. 迎接車輛安排
4. 會(huì)場(chǎng)接待
5. 會(huì)場(chǎng)整理及布置
1.談判會(huì)議資料整理
2.經(jīng)費(fèi)報(bào)銷
3.總結(jié)及信息反饋
雙程飛機(jī)票(22000)
酒店住宿費(fèi)(10000)
餐費(fèi)(8000)
租車費(fèi)用(650)
觀光費(fèi)用(2500)
會(huì)議雜務(wù)費(fèi)(1000)
后備費(fèi)用(5000)
總計(jì)：63150元(人民幣)
1、 接待外賓的禮儀注意事項(xiàng)
2、 應(yīng)急方案的準(zhǔn)備
3、 控制經(jīng)費(fèi)預(yù)算
4、 做好整個(gè)行程以及談判會(huì)議的記錄工作。
商務(wù)會(huì)議策劃方案 商務(wù)會(huì)議策劃方案篇二
一、會(huì)議預(yù)算
商務(wù)會(huì)議的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：
1、會(huì)議室/廳費(fèi)用
具體可細(xì)分為：
（1）、會(huì)議場(chǎng)地租金――通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)――比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
（2）、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用――此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
（3）、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用――如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。
（4）、其他支持費(fèi)用――這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
2、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用可以細(xì)分為：
（1）、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用――包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通
（2）、會(huì)議期間交通費(fèi)用――主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。
（3）、歡送交通及返程交通――包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。
3、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解――值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費(fèi)除與酒店標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)――譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。
4、餐飲費(fèi)用
會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。
（1）、早餐
早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算――而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）
（2）、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算――自助餐形式，按桌預(yù)算――圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
（3）、酒水及服務(wù)費(fèi)
通常，如果在高酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。
（4）、會(huì)場(chǎng)茶歇
此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的`茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種――西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
（5）、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。
5、視聽設(shè)備
除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算
設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理
音源――主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
6、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會(huì)議過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。
二、參會(huì)者的安排
邀請(qǐng)
不管什么樣的會(huì)議，主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象（客戶）參加。作為主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。
信息發(fā)布――從媒體上分有印刷品（包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)（暫定或者候選）、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)議的期望。
回執(zhí)――對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)商務(wù)會(huì)議企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)（在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息――明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等）、確認(rèn)回執(zhí)有效（通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志），接下來(lái)需要做的就是資源分配――主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。回執(zhí)可以有多種形式――傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會(huì)議課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)議的有序安排會(huì)起到很大幫助。
確認(rèn)通知――如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)議的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)議注意事項(xiàng)等。
如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務(wù)會(huì)議，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。
通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的――回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議須知、會(huì)議詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人――工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)議參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。
如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。
餐飲安排
一般而言，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式――自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制（很多酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求），可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜――特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取哪桌夠人數(shù)哪桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。
三、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。
時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表（倒計(jì)時(shí)）的方式來(lái)表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理，同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō)，前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來(lái)調(diào)整、完善。
整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。
四、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。
活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容：
1、會(huì)議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過(guò)程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管商務(wù)會(huì)議屬于正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì)議的開幕。在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。
2、確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)會(huì)議的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響會(huì)議的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來(lái)抓。
五、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。
活動(dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議核心成員才提供。
具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì)議人員人手一份。
六、現(xiàn)場(chǎng)控制
現(xiàn)場(chǎng)控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實(shí)踐來(lái)看，現(xiàn)場(chǎng)的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫常紤]不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場(chǎng)的靈活應(yīng)變的處理技巧。
對(duì)于前來(lái)的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對(duì)于前來(lái)的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對(duì)a媒體公開某些情況而對(duì)b媒體則保密。對(duì)于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。
在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì)好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他（她）對(duì)整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。
在產(chǎn)品的演示講解過(guò)程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會(huì)者的理解。
整個(gè)會(huì)議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會(huì)安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會(huì)或自助宴會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。
七、其他
秘書服務(wù)
所謂秘書服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分――可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。
車輛調(diào)度
重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。
禮儀與迎送
對(duì)于會(huì)議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。
值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。
各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
秩序維護(hù)
對(duì)于會(huì)議或展覽而言，無(wú)不希望有良好的秩序。小型會(huì)議（特別是企業(yè)或者）的會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。
大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安；展覽的控制比較復(fù)雜，因?yàn)檎褂[主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標(biāo)。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會(huì)，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會(huì)對(duì)所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級(jí)別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無(wú)關(guān)的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證（需配備讀碼機(jī)）、或者磁卡式代表證。為同時(shí)滿足展商信息化的需求，現(xiàn)在國(guó)外開始引入電子名片管理。
資料快速收集利器――電子名片
傳統(tǒng)的展會(huì)上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會(huì)結(jié)束后總要花上一兩個(gè)小時(shí)整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。
所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作――可以說(shuō)是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會(huì)會(huì)要求參展商或參觀者輸入個(gè)人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時(shí)，組委會(huì)會(huì)購(gòu)置這類磁卡或條形碼的讀取設(shè)備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時(shí)，只需要把存有自己資料的入場(chǎng)證在讀取設(shè)備上劃過(guò)，所有資料就會(huì)在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點(diǎn)記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。
盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會(huì)組委會(huì)統(tǒng)一購(gòu)買、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價(jià)格向組委會(huì)租用，十分實(shí)惠和方便。如果每個(gè)參展商及買家都使用電子名片，展覽會(huì)甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場(chǎng)人數(shù)。
會(huì)展考察/旅游
實(shí)際上，會(huì)展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察（為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作）。
1、真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會(huì)展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)В赡艿脑捫枰薪楣緟f(xié)助解決媒介邀請(qǐng)及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。
2、會(huì)展旅游：一般而言，會(huì)展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開會(huì)展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超過(guò)48小時(shí)（大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi)）。少數(shù)旅程可能超過(guò)1000公里以上，時(shí)間可以長(zhǎng)達(dá)一周――甚至可以跨國(guó)旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購(gòu)買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購(gòu)買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。
商務(wù)會(huì)議策劃方案 商務(wù)會(huì)議策劃方案篇三
一、企劃背景：
xx（暫略）
二、會(huì)議時(shí)間：
20xx年10月2日―3日
三、會(huì)議地點(diǎn)：
xx
四、參會(huì)人員（預(yù)計(jì)260人）：
1、經(jīng)銷商及準(zhǔn)經(jīng)銷商，預(yù)計(jì)200人；（具體名單有事業(yè)部牽頭匯總，180客戶）
2、媒體、行業(yè)及集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓，預(yù)計(jì)20人；（人員名單有市場(chǎng)部牽頭匯總）
3、營(yíng)銷系統(tǒng)及公司內(nèi)部相關(guān)員工，預(yù)計(jì)40人。（人員名單有市場(chǎng)部牽頭匯總）
五、年會(huì)項(xiàng)目
1、新品牌發(fā)布會(huì)
2、 20xx年度經(jīng)銷商會(huì)議
3、感恩十年客戶答謝酒會(huì)
4、年經(jīng)銷商政策設(shè)計(jì)與簽約
5、一日游（待定）（20xx―11―19，全天）
六、健康關(guān)愛(ài)新品牌發(fā)布會(huì)
（一）主題：
精彩中國(guó)――健康關(guān)愛(ài)新品牌發(fā)布會(huì)
（二）主要形式：
1、新品牌發(fā)布演講
2、新產(chǎn)品專業(yè)模特秀
3、啟動(dòng)儀式
5、新品牌形象展示區(qū)
6、記者專題采訪
（三）建議主持：
電視臺(tái)節(jié)目主持人
七、年度經(jīng)銷商年會(huì)
（一）主題：
主標(biāo)題：xx年度經(jīng)銷商大會(huì)
（二）主要議程：（下午早一點(diǎn)）
1、集團(tuán)、化工事業(yè)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講
2、企業(yè)總經(jīng)理做年會(huì)主題報(bào)告
3、品牌宣貫
4、事業(yè)部做《共享共贏―品牌攻略》
（三）主持：
八、感恩十年客戶答謝酒會(huì)
（一）活動(dòng)目的：感恩答謝
（二）主要活動(dòng)：
1、答謝晚宴
2、年度優(yōu)秀經(jīng)銷商表彰
3、文藝演出（集團(tuán)范圍內(nèi)整合資源，主要以歌舞類節(jié)目為主）
4、現(xiàn)場(chǎng)抽獎(jiǎng)
（三）階段劃分：
1、舉杯同祝（領(lǐng)導(dǎo)，嘉賓致辭講話）
2、歌舞共慶（文藝演出、優(yōu)秀經(jīng)銷商表彰）
3、開懷暢飲
地點(diǎn)：戶外式，熱帶雨林中庭
建議主持：電視臺(tái)節(jié)目主持
九、會(huì)議議程
十、組織保障
1）項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組
組長(zhǎng)：副組長(zhǎng)：成員：
2）新品牌發(fā)布會(huì)籌備小組組長(zhǎng)：副組長(zhǎng)：成員：
3）經(jīng)銷商大會(huì)籌備小組組長(zhǎng)：副組長(zhǎng)：成員：
主要職責(zé)：負(fù)責(zé)經(jīng)銷商年會(huì)的全程策劃、組織與實(shí)施，并邀請(qǐng)經(jīng)銷商及新經(jīng)銷商會(huì)參加會(huì)議；
4）答謝酒會(huì)籌備小組組長(zhǎng)：成員：
主要職責(zé)：負(fù)責(zé)答謝酒會(huì)全程策劃、組織與實(shí)施，節(jié)目準(zhǔn)備、晚會(huì)效果設(shè)計(jì)與布置等工作。
5）政策設(shè)計(jì)籌備小組組長(zhǎng)：副組長(zhǎng)：成員：
主要職責(zé)：負(fù)責(zé)xx年度經(jīng)銷商政策的.修訂、商務(wù)洽談與合同簽定、新品促銷方案執(zhí)行。
6）接待組組長(zhǎng)：核心成員：
主要職責(zé)：負(fù)責(zé)經(jīng)銷商和嘉賓禮儀接待、禮品準(zhǔn)備、簽到、食宿安排、資料發(fā)放及房間調(diào)配等。
7）會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)：核心成員：
主要職責(zé)：組織經(jīng)銷商，落實(shí)發(fā)言人、主持人及相關(guān)媒體、賓客到場(chǎng)；確認(rèn)出席情況，落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地及食宿地點(diǎn)；提供會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)物品資料，會(huì)場(chǎng)布置、協(xié)調(diào)，以確保整個(gè)會(huì)議的順利有序進(jìn)行。
8）文宣組組長(zhǎng)：成員：
職責(zé)：負(fù)責(zé)撰寫相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、主持人串詞、新聞通稿、現(xiàn)場(chǎng)拍攝新聞?dòng)浾哐?qǐng)，稿件刊發(fā)，稿酬支付及后期新聞宣傳效果跟進(jìn)。
9）車輛保障組組長(zhǎng)：成員：
主要職責(zé)：負(fù)責(zé)與會(huì)議相關(guān)的一切車輛調(diào)配安排與客人接送。