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公文寫作基礎知識公文寫作與處理篇一
一、公文的主要文種：
國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。
公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發文機關的職權，三是與主送機關的行文關系。
經常出現的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。
幾種常用文種的區別：
(一)請示與報告
“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復(答復)，這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區別。
一是作用不同?！罢埵尽笔窍蛏霞墮C關請求指示、批準;“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。
二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項;“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。
三是容量不同。“請示”應一文一事;“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。
四是時間不同?！罢埵尽睉虑靶形?“報告”可在事前、事中、事后行文。
五是范圍不同?！罢埵尽币话阒恢魉鸵粋€上級機關，不得多頭主送或越級主送;“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。
六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復(答復)，是辦理件，下級應在收到上級批復(答復)后才能實施;上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。
七是篇幅不同?！罢埵尽钡钠容^短，一般不超過1500字;“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。
八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等;“報告”用“專此報告”、“特此報告”。
(二)請示與函
“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函(請求批準函、審批函)?！昂痹诠耐鶃碇惺褂帽容^廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作;二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。
在公文撰寫中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的?！罢埵尽迸c“請求批準函”有嚴格的區別，主要有：
一是類型不同?！罢埵尽笔巧闲形?“請求批準函”是平行文。
二是主送機關不同?！罢埵尽钡闹魉蜋C關是具有領導、指導關系的上級;“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。
三是內容范圍不同?！罢埵尽笔钦埱笈鷾?、指示;“請求批準函”是請求批準某項職能事項。
四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關;“請求批準函”應互相尊重。
五是辦復方式不同?！罢埵尽钡氖马椨缮霞墮C關批復下級機關;“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函(審批函)。
(三)報告與總結
“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位xx工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關(可多頭主送)，抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于20xx工作情況的報告”，這樣就比較規范了。
(四)意見與建議
“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種?？捎糜谏闲形?、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理;作為平行文，提出的意見供受文單位參考;作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行，無明確要求的，下級機關可參照執行。這里著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位xx工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規范的標題應為“某某單位關于20xx工作的意見”。
(五)通告與通知
“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關于xx的通告”。
“通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的?！巴ㄖ痹谛姓C關公文往來中使用較多，如會議通知、轉發性通知等。轉發性通知應注意標題臃腫的問題。
二、公文格式
(一)發文機關標識
由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。比如：“綿陽市財政局文件”。
主要應注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發文機關標識的位置問題，平行文、下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布;如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
(二)發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角“〔〕”括入，經常出現使用“”或“”或“[]”。文件序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。
(三)簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。經常出現的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排。
(四)公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。經常出現分行沒有注意詞意完整，比如“關于加強抗震救災專項資金監督檢查工作的通知”在“專項”處分行，正確的分行應在“資金”后;使用字體字號錯誤，有的沒有用2號字，有的沒有用小標宋字;行距不對，有的距離過大，有的過小。
(五)主送機關
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
公文寫作基礎知識公文寫作與處理篇二
公文是依法行政和進行公務活動的重要工具,它既體現了法規性和律令性,又反映了社會群體間的愿望。下面是小編為大家整理的公文寫作基礎知識，供大家分享。
(一)版頭。份號、密級和保密期限、緊急程度用三號黑體字。
(二)標題。標題由發文機關+事由+文種組成。標題用二號方正小標宋簡體字,不加粗;標題的.行間距采用3號字高的7/8作為行間距即可 (設置固定值28) 。另外,標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(注：在oa系統中流轉的公文，正文文檔名稱應與文件標題保持一致。)
(三)主送機關。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，同類型機關內同級機關之間用頓號分隔，不同類型機關之間使用逗號分隔。
黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
公文種類主要有：
(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
(三)命令(令)。適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。
(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。
(五)公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
(六)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(八)通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。
(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
(十)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
(十一)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
(十二)批復。適用于答復下級機關請示事項。
(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。
(十四)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
(十五)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
一、開端用語
(一)主動辦文
關于;據;根據;據報(據了解、據核實);查;茲有(茲因、茲為、茲悉、茲定于);為了;按照;遵照;由于;隨著;目前;最近;奉;近奉;接;前接;現接;現將;近來;近年來;經××(單位)批準(下面接敘××問題)。
(二)引用來文
1.上行文：×月×日×字×號關于××的指示(或命令、通知、通報)收悉(或敬悉);國家××局×月×日給我局×字×號關于××的通報抄件悉。
2.下行文：×年×月×日×字×號(關于××問題的)請示悉;據××旅游局×月×日關于××問題的報告(或請示)。
3.平行文：×月×日×字×號函(或通知)悉。
二、結尾用語
(一)上行文
特此報告(特再報告);以上各點，請審查;以上情況，特報，請審核備案;現隨文報送××(文件名稱)，請予審核;特先報告，詳情容后續報;以上匯報，如有不妥，請予指示;以上意見，報供參考;請予審批;請予審理;請盡早核示;請即電示;以上請示，如無不妥，請批轉××辦理;上述意見，是否可行(或有當)，請核示(或批示);妥否，請批示;請批復;本案究如何處理，請速作指示;可否如此辦理，請予審批;以上部署，報請鑒核。
(二)下行文
特此通知，希即遵照辦理;特此批復;以上意見，請即研究執行(或按照執行、參照執行、遵照執行、依照執行、認真執行、嚴格執行);特此公告(通告、布告);周知;此布;本通報應向旅游系統所有人員進行傳達，組織討論，并將討論情況及時報我們;同意你社意見，本件存案備查;以上通知(指示)希即認真研究執行，并將執行情況在×月底前向本局(社)作一報告;請將你們對這項工作的意見和具體部署情況盡快一并報局(社);本通知下達后，以往有關文件與此件有抵觸的，均以本通知為準。
(三)平行文
特此函達;特先函商(特先聯系);特再函詢;請即函復，并希見復;你社是否同意，請即函告;我社實有困難，未能照辦，請鑒諒;此復;特此函復;特此函復，請查明辦理;請予研究函復;你社意見如何，請即考慮見復為盼;特將有關情況函告，供改進工作時參考;特此函請你賓館加以辦理;以上意見僅供參考;隨函附送(有關資料)一份，請查收。
公文寫作基礎知識公文寫作與處理篇三
有人說過這樣一句話：“天下公文一大抄”，這句話或許存在一定的夸大成分，但更多地是給我們提供了一個備考方略——通過熟悉例文掌握公文寫作。在熟悉了公文的基本格式以后我們能做到“形似”，但是要讓我們寫作的公文更加符合題目要求，得到更高的分數，我們在寫作公文時還要讓我們的公文符合特定文種的一些基本特點，在形似的基礎上做到特色突出。而要突出特色就要對每種文種進行深入的了解，熟悉例文是深入理解具體文種特色的最直接有效地途徑。
二、熟悉公文的基本格式
公文寫作和文章寫作有著千絲萬縷的聯系，但二者也有著極其大的差別，公文寫作非常注重寫作的格式，因為公務文書有一個顯著的特征——規范的體式。這也就給廣大考生提供了一個明確的信號，在復習備考公文寫作題時一定要注意公務文書的基本格式，比如公務文書的三大組成部分（眉首、主體、版記）以及每個部分中所包含的一些基本要素（如：發文字號、標題、主送機關、成文日期、附件等）。尤其要注意每一個部分的特別之處，比如發文字號的書寫格式，標題的書寫規范，成文日期的書寫規范以及位置要求等等，掌握好了這些基本的格式要求之后，我們的寫作的公文就做到了“形似”。
三、注意特殊用語
公文寫作過程中注意了前面兩個方面，我們可以保障寫出的文章沒有形式上的錯誤或者問題，但要想得到高分特別是要和其他考生拉開差距更多地是要做到“神似”，這時候我們就要注意每種文種的特殊用語，比如請示的結束語使用錯誤就很容易形成扣分點，把“妥否，請批示”寫成“妥否，請批準”，一字之差，語氣就有天壤之別，得分也會有非常明顯的差距。所以在備考公文寫作的過程中一定要注意公文當中的特殊用語，這是公文達到神似的基礎要求。
四、注意語言風格
許多考生在備考公文寫作時也注意寫作訓練，希望通過多寫多練來提高分數，這種做法值得表揚，但是在寫作訓練時一定要注意公文寫作的文體要求，即公文的表達方式和語體特征。公文的表達方式包括敘述、說明、議論，以說明為主，在公文寫作過程中一般不會使用抒情的表達方式，而有些考生在寫作公文時神采飛揚，大發感慨，這樣就違背了公文寫作在表達方式上的要求；公文的語體特征是準確、簡明、莊重、得體，一般不會出現網絡流行詞或者是新聞式的詞語，而有些考生為了體現自己的與時俱進，在寫作公文時大量使用時髦詞語如“親”“給力”等等，則違背了公文在語體特征上的要求。所以在寫作公文時一定要使用規范的語言，或者使用“官方”語言，這樣才會讓我們寫作的公文更加符合公文的“神”，也才更加符合考試的要求，也才能獲得高分。
公文寫作基礎知識公文寫作與處理篇四
公文是一種特殊的文章,寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外,還需要遵循一些特殊的規律,公文寫作基本要求就是對這些規律的反映.其內容是:合"法",求實,合體,簡明,嚴謹,準確,規范,完整,清晰,耐久 .
行文規則是關于正確有效傳遞文件的規定,也是撰擬公文的指導依據.遵守行文規則具有重要意義.
行文規則的主要內容包括:根據機關間的工作關系準確行文;選擇適宜的行文方式,一般不越級行文;正確選擇主送,抄送機關;明確發文權限,不越權行文;堅持"黨政文件分開";聯合行文時,作者應為"同級";行文前需就有關問題協商一致;嚴格控制文件數量,簡化行文手續.
文稿書寫規范主要涉及:文稿用紙要求;圖文區的規定;稿紙的使用;書寫格式要求;字體與各種計量單位的使用;標點符號使用;外文字母書寫;公文中的數 字表示;序號表示;標注格式設計,排版,印刷注意事項的要求;文稿的修改;頁碼的標注;注釋的處理;公式的處理;文中的表格的編排.
(一)公文寫作前的準備
1.明確行文目的和要求.
2.確立公文主題.
3.選定公文文種.
4.占有材料.
5.確定具體表達方式.
(二)撰擬文稿
1.安排好結構,一是確定總體的構成;二是確定正文的具體構成,解決好各組成部分的編排次序,安排各層次,段落間的銜接與轉換,處理好開頭和結尾.
2.擬出寫作提綱.
3.正式撰擬文稿.
(三)審核修改
文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行,要按規定的程序進行.
公文語言的主要特點是:莊重,準確,樸實,精煉,嚴謹,規范.這些特點具體體現在公文詞語,公文語句,公文表達,公文修辭中.
在選擇詞語的過程中應注意: 認真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實際;注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達作者的立場觀點;注意詞語聲音和語調對語義的影響,以提高表達效 果;注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則;注意公文具體使用場合對詞語風格的要求,維護公文的嚴肅性及強制執行性;注意針對公文具體收受對象的特點選詞, 以"有的放矢"便于理解和執行;注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞,以獲得更加鮮明直接的表達效果;注意根據上下文的需要選詞,以維護公文的 完整有效性;注意根據文種的不同特點選詞,以保證語言得體而有力;注意詞語的規范性,以提高公文溝通的效果,擴展溝通的范圍.
在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中,除了必須遵循一般的語法規則,邏輯規則之外,還必須遵循一些特殊要求.其中特別需要注意:時間的表達;空間的表達;職務,姓名的表達;數量的表達;范圍的表達;程度的表達;語氣,神態的表達.
公文修辭在其所追求的效果方面,重準確鮮明,質樸平勻,精練順達,反對含糊暖昧,繁冗堆砌,輕浮造作,重內在美而不只求形式美;在修辭手法方面,以消極修辭手法為主,以積極修辭手法為輔,重在選詞煉句及章法方面下功夫,審慎使用修辭格.
由于表意和表現特殊色彩的需要,公文中有一些出現頻率較高的詞語.這些詞語詞形確定,詞義精確特定,用途穩定專門,并為從事公文工作的人們所熟悉,它 們就是公文專用詞語.正確地使用公文專用詞語可使寫者順手,讀者便當,保證表意精當得體,理解精確周嚴,可提高制發和處理公文的質量與效率.
公文寫作基礎知識公文寫作與處理篇五
(一)公文寫作前的準備
文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行,要按規定的程序進行.五,公文的語言特點
由于表意和表現特殊色彩的需要,公文中有一些出現頻率較高的詞語.這些詞語詞形確定,詞義精確特定,用途穩定專門,并為從事公文工作的人們所熟悉,它 們就是公文專用詞語.正確地使用公文專用詞語可使寫者順手,讀者便當,保證表意精當得體,理解精確周嚴,可提高制發和處理公文的質量與效率.
公文寫作基礎知識公文寫作與處理篇六
辦文是一項非?，嵥楹托量嗟墓ぷ?，要做好辦文工作，必須練好三功：“坐功、咬功、忍功”。
坐功。就是要坐得住，能靜下心來。許多公文非?？菰?，條文術語、格式、體例都有固定標準，上至國標，下至各種《辦法》、《規定》，紛繁復雜，坐下來學進去很不容易，更不用說動筆寫了。所以坐得住就成了辦文工作的必修功夫。
咬功。就是咬文嚼字的功夫。辦文有起草、校對、核稿等程序，哪個環節出點問題都不行，文種、格式、內容都不能出錯，尤其是關鍵詞句，如“不能、不要、而、還”等，如是缺字或連接詞用錯地方，輕者是文件收回銷毀，如果產生極壞影響，將會受到極為嚴厲的處分，文字工作來不得半點馬虎，這是咬功。
忍功。主要是兩個方面：一方面要忍得住寂寞，忍得住瑣細，忍得住勞累。星期天、節假日、加班到深更半夜是常有的事。另一方面還要忍得住領導的批評，甚至忍得住冤枉氣。干得越多，出錯的機會越大，挨批評幾乎是不可避免的。為什么說還要受冤枉氣，辦公室工作是大家配合的，有辦事、辦文、辦會的要求，公文辦的好不保證其他地方不出差錯，一旦出差錯，在領導身邊免不了受無枉之批，這就是吃苦受累、挨批評。當然，工作干得好，領導也不會吝惜表揚的，這時候也要忍住，不要太激動，忘乎所以。
以上說的三功，辦文雖然辛苦，但我們一定要本著干一行愛一行的態度，高標準地干好本職工作和領導交辦的任務，一定要記住和相信：多干活不吃虧，老實人不吃虧。
下面講一下公文的基本知識。大致分三個部分：第一部分主要公文是什么，第二部分是公文的格式及注意事項，第三部分是簡單介紹一下政協常用公文。
公文寫作基礎知識公文寫作與處理篇七
公文的文面格式，指公文正式文本的印制規格樣式。它有極強的程式性、規范性，這既有利于公文的處理，也有利于公文的寫作。為提高公文寫作和處理的質量和效率，必須注重公文文面格式的規范化。
一、公文文面格式的類型
1.公文式文面格式即公文格式。這也是公文中使用最多的文面格式。機關、單位、團體往來的正式公文，通常采用了公文格式這種文面格式。這種文面格式由《條例》和《辦法》以及《中華人民共和國國家標準行政機關公文格式》作出了統一規定，顯得正規、莊重、嚴肅、規范。
2.專業規范文本式文面格式這是指行政職能機關和管理部門，在職能管理工作中所制發的一些專用公文規范文本形式。在不同的領域、部門、行業、專業，各類規范文本的文面格式都有所不同，如司法文書與稅務文書、專利文書、商標文書，其規范文本格式迥異。但在同一專業、行業、領域中的規范文本，其文面格式則是一樣的，如經濟合同規范文本，在全國各地都通用。這類文面格式規范、簡明，填寫、處理和使用都比較方便。
規范文本將有關內容分項列出，設計好項目名稱和應填寫的內容，編制成表格文書。各項目之后留下足夠空白，讓使用單位和個人按規定填寫。填寫好經審查無誤后，要按規定分別蓋上單位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或經辦人、或者承擔相應權利義務的自然人(個人)也要簽名蓋章。有時，有關各方(如必需的中介方、擔保方、委托方、主管方)也要蓋章聯署。有的還要經有關方面公證、簽證并簽字蓋章。有些需經職能主管部門批準方能生效的規范文本，甚至連文書處理過程中的有關程序如審查、批準意見和審批簽字蓋章都一并在同一文本上反映出來。這種經有關各方都簽字蓋章后制作的一式若干份規范文本，具有同等法定效力，受到法律保護，是特殊的正本形式。而雖已填上相關內容，卻并未經有關各方簽字蓋章的規范文本，則不具備法定效力，一律視為草稿。
3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、會議講話稿、調查報告、總結、經濟活動分析等等，也常采用一般文章的文面形式單獨印發。這種文面形式靈活、簡便，但卻不夠規范。這也就是通常說的“白頭文件”文面形式。
二、規范的公文文面格式的作用
1.保證公文的完整、正確、莊重，‘是公文權威性、_有效性的具體表現形式。如公文的紅色版頭，可區別于其他應用文，形式上更顯莊重、嚴肅;加蓋發文機關印章，是公文生效的重要標志。
2.可以為公文的撰寫、處理與運用提供方便，也為公文的立卷歸檔提供方便，有利于提高辦文效率，進而提高工作效率和質量。
3.可以為辦公自動化奠定基礎。公文格式的規范化、標準化，是采用計算機技術和其他先進設備來處理公文的前提和要求。沒有公文格式的規范化，是難于實現公文處理的現代化的。
三、公文文面格式的特點
公文文面格式具有規范性和確定性的特點。按照《條例》、《辦法》和《公文格式》國家標準的規定，公文的組成部分是確定的，不能隨意更換增刪;公文的文面格式是有統一規定的，各級機關、單位、團體都必須按確定的、規范的格式撰制、印發公文。只有一這樣，才一有利于提高公文處理和公文寫作的質量和效率。
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公文寫作基礎知識公文寫作與處理篇八
1、內容和程序的合法性：公文的具體內容和制定程序必須，符合法律和有關規章的規定，否則無效。
2、形式和格式上的規范性。
3、公文語體的簡明性，觀點嚴謹、鮮明，文字樸實、莊重。
4、對機關工作的依賴性。機關工作是公文形成的基礎，公文是機關工作的專用工具。
公文除了文字文書之外，又有了電信文書（電報、電話記錄）、聲像文書（錄音、錄像）、圖形文書（以圖表為主，伴以簡要文字說明）。
隨著電子計算機的'廣泛使用，機關開始運用各種辦公自動化工具，而且還利用計算機組成機關管理自動化系統。電子計算機集數據、文字、影像和音訊處理于一身，使辦文進入一個快速、準確的嶄新階段，因而公文處理需要更高的技術。
通用公文包括：
（一)命令(令）。適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
（二）決定。適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（三）公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
（四）通告。適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
（五）通知。適用于批轉下級機關的公文，xx上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
（六）通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
（八）報告。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。
（九）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
（十）批復。適用于答復下級機關的請示事項。
（十一）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（十二）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
（十三）紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
（十四）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
（十五）公報。適用于公布重要決定或重大事項。